• UP - Gestão e Pessoas

Trabalhando em casa?

Atualizado: Abr 9

Para muita gente home office é uma realidade há muito tempo. Para outras pessoas os desafios começaram agora. Conheça ferramentas gratuitas que podem te ajudar a manter a produtividade!


Nós da UP trabalhamos de forma remota desde 2016. Inicialmente a estratégia foi pensada para redução de custos, considerando que é comum no início de uma empresa que hajam poucos recursos financeiros disponíveis (há muito investimento de tempo e dinheiro! O empreendedor que estiver lendo esse texto provavelmente irá concordar comigo). Com o tempo fomos percebendo que o trabalho remoto era muito viável, e consequentemente esse modelo acabou por se tornar um diferencial da nossa empresa frente aos nossos concorrentes, visto que conseguíamos agilidade nos processos, beneficiando nossos clientes de consultoria e também candidatos às vagas de emprego. Neste post queremos compartilhar com você as ferramentas que já usamos nesse processo.




O Slack é uma ferramenta de comunicação corporativa fantástica e é a queridinha da UP! Com ela você consegue criar times (canais) diferentes para tratar de assuntos específicos, eliminando aquela lista de grupos de WhatsApp que é comum nas empresas. Ainda é possível compartilhar aquivos, mandar mensagens diretas, fazer integração com aplicativos como Google Drive, Dropbox, e-mails, Pipefy, Trello, Asana, Google Agenda, Twitter e até com o Zoom (para realizar videoconferências). Há alguns recursos que são pagos, mas a ferramenta gratuita tem muitas funcionalidades. Na UP utilizamos a ferramenta na versão gratuita e há muito tempo deixamos de lado e-mails e WhatsApp para comunicação interna, porque o Slack supre todas as nossas necessidades nesse sentido.


Site Slack: slack.com/intl/pt-br/




As três ferramentas são indicadas para a gestão de projetos por meio de um sistema de Kanban (esquema de colunas e cartões que facilitam a visualização do que precisa ser feito por todos os membros da equipe). Para algumas pessoas o termo "projeto" pode parecer algo complexo, mas vou usar um exemplo de como já usamos na UP para facilitar a compreensão. Os processos seletivos contemplam etapas (como triagem de currículos, entrevistas, dinâmicas, testes psicológicos). Para cada etapa criamos uma coluna e os candidatos eram incluídos como card. À medida que o candidato era aprovado numa etapa, movíamos o card para a próxima coluna. Já utilizamos Trello e Pipefy, ambos tem opção de uso gratuito.


Embora seja gratuito por apenas 14 dias, incluí o Monday como dica de ferramenta, porque o considero um pouco mais completo que as outras duas uma vez que ele possibilita mais formas de visualização além do Kanban e alguns recursos extras. Mas por muito tempo Trello e Pipefy nos atenderam perfeitamente, inclusive alguns de nossos clientes usam essas ferramentas para gestão dos processos. Sugerimos experimentar as três ferramentas e avaliar qual faz mais sentido para o seu negócio.


Site Trello: trello.com/pt-BR Site Pipefy: www.pipefy.com/pt-br Site Monday: monday.com/lang/pt




O TodoIst é uma ferramenta individual para gestão de atividades individuais. O principal benefício, a meu ver, é você não guardar na cabeça tudo o que precisa fazer (não só na vida profissional, mas pessoal também). É comum estarmos no meio de uma atividade e o nosso cérebro nos enviar uma informação de algo que precisa ser feito (ou lembrado posteriormente). Se não tivermos um recurso para controlar essas demandas, a interrupção dos pensamentos pode atrapalhar nossa produtividade. O TodoIst é exatamente esse apoio que precisamos! Nada a anotar em papéis que vão se perder na correria do dia a dia. Com ele tenho sempre em mãos o que preciso! Informação veio à mente? Você inclui como pendência e continua a atividade, com a tranquilidade de que num momento oportuno você irá lidar com ela. A ferramenta dispões de outras funcionalidades, mas só essa de você ter onde inserir as "interrupções cerebrais" já é motivo mais que suficiente para usá-lo.


Site TodoIst: todoist.com/pt-BR




Zoom e Whereby são excelentes ferramentas gratuitas para videoconferências. O Whereby disponibiliza sala gratuita para até 4 pessoas, sem limite de tempo, enquanto o Zoom é gratuito sem limite de tempo para até 2 pessoas. A partir de 3 pessoas o limite de tempo é de 40 minutos. Na UP utilizamos ambas ferramentas e escolhemos qual usar conforme o objetivo. O Zoom possui algumas funcionalidades bem legais na versão gratuita que o Whereby não disponibiliza, mas por outro lado há limite de pessoas e tempo pelo Zoom. Sugerimos que testes ambas opções para identificar qual faz mais sentido para você.


Site Whereby: whereby.com

Site Zoom: zoom.us





Google Drive e Dropbox são serviços de armazenamento em nuvem e muito úteis para sincronizar arquivos e facilitar o trabalho em equipe. O Google Drive disponibiliza 15GB de memória sem cobrança enquanto o Dropbox fornece 2GB gratuitos. Na UP utilizamos o Google Drive pelo espaço de armazenamento e por ser integrado com outros apps, mas ambas opções são excelentes. Importante: Se você já tem uma conta de e-mail no Google (como Gmail), o Google Drive já está disponível para você.


Site Google Drive: www.google.com.br/drive

Site Dropbox: www.dropbox.com


Se você fizer uma busca rápida na internet encontrará inúmeras outras opções de recursos gratuitos para o trabalho remoto. O objetivo desse post é compartilhar as experiências da UP com cada ferramenta citada. Se essas ferramentas são novidade para você, não perca tempo e experimente! Talvez você descubra uma nova forma de gerir o seu negócio e que tornará você mais competitivo. Apesar de cada ferramenta ter sido criada para ser usada de uma determinada maneira, o que as torna interessante é a possibilidade de personalizá-las de forma que faça sentido para você e te ajude nas tarefas do dia a dia.


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