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Não permita que reuniões roubem seu tempo!

“Reunião!”. Que tipo de sentimento você tem quando ouve ou lê essa palavra? Ele diz muito sobre suas experiências com eventos passados desse tipo. No mundo corporativo, a reunião ainda é hoje uma das principais ferramenta para solução de problemas ou para difusão de estratégias e objetivos organizacionais. Mas nem sempre as reuniões são produtivas...



Você já participou de alguma que tinha por objetivo resolver um problema específico, mas que por algum motivo ela se delongou demais? Ou já presenciou reuniões em que o interlocutor transitava entre diversos assuntos e não abordava a temática principal?


É sabido que as reuniões de equipe (aqui me refiro como equipe todo o time que compõe a empresa) podem ser imprescindíveis para que algumas organizações funcionem. Mas quando as reuniões são improdutivas, elas se tornam grandes ladrões de tempo e o resultado é a ausência dos postos de trabalho e redução da produtividade. Exemplos disso são: o cliente que fica sem atendimento, atividades que se acumulam, fornecedor que precisa esperar a reunião acabar para ser atendido.


Mas como ser mais produtivo em reuniões de equipe?


A real necessidade

Antes de mais nada, avalie adequadamente a demanda, se realmente será necessária uma reunião. Não há possibilidade de agendar uma conversa breve via telefone, resolver por e-mail ou através de uma mensagem bem detalhada? Os encontros corporativos podem ser excelentes fontes de colaboração, inovação e incentivo à criatividade, mas apenas quando são realmente necessários.


Pauta

Ao agendar uma reunião se atente à temática central. Pense que é preciso estabelecer um tema específico para ser respondido. O ideal é ter um roteiro semiestruturado e bem definido em que todos os participantes já tenham acesso prévio. O mediador deve ficar atento e se comunicar com objetividade, conduzindo os debates com o foco em manter a discussão sem desvios do tema.


Convocar as pessoas certas

Escolha bem os participantes, pois é algo que impactará diretamente na produtividade da reunião. Se o objetivo é agregar valor à pauta, não faz sentido chamar pessoas que não tenham conhecimento acerca do assunto e que não irão contribuir para o tema central. Elas podem levar a discussão para outros temas ou contribuir de alguma forma para um encontro mais longo que o necessário.


Delimite o tempo

Determinar um tempo de duração para a reunião e avisar os participantes antecipadamente é importante para o direcionamento das discussões e para que todos se organizem. Para o tempo ser muito bem aproveitado, busque reduzir ao máximo os estímulos externos, como, por exemplo, uso de celulares e notebooks durante o encontro.


Faça um registro

Em algumas empresas, já é comum que se faça registro acerca das decisões tomadas e as tarefas que ficaram pendentes para cada participante. Essa estratégia é fortemente sugerida, pois servirá de direcionamento para as próximas reuniões, para que assuntos já tratados não voltem à tona ou para acesso em caso de dúvidas.


Qual melhor horário?

Para a maioria das pessoas há um padrão com relação ao humor: é moderado ao acordar, melhora durante a manhã, vai caindo após o almoço e durante a tarde e só no final do dia volta a subir. Tarefas que precisam de atenção e capacidade analítica são mais recomendadas pela manhã, porque nosso corpo secreta mais cortisol nesse período. Entre 9h e 11h a maioria das pessoas costuma estar mais alerta, por isso é um período recomendado. Mas se não for possível, em reuniões que ocorram em outro horário fique atento(a) aos participantes: se perceber sonolência ou humor alterado, talvez seja melhor finalizar o encontro e remarcar para um momento mais oportuno.


E os encontros online?


Apesar dos encontros virtuais reduzirem o tempo do deslocamento dos participantes, não significa necessariamente que sejam produtivos. Nós, seres de interação, sentimos uma necessidade natural de se comunicar de forma mais aproximada das pessoas. Nesse sentido, pode haver desejo de reduzir a distância física de alguma forma, o que consequentemente pode fazer com que as equipes se reúnam mais vezes que o necessário e assuntos não pertinentes ao tema central da reunião tomem mais tempo do que o devido. O uso da tecnologia para substituir o contato humano pode e deve acontecer, principalmente em momentos em que a presença física é impossível, mas em encontros com esse objetivo!


As dicas anteriores são preciosas para reuniões presenciais ou remotas, mas as realizadas por videoconferência necessitam de atenção a mais alguns detalhes.


Domine a plataforma e garanta o funcionamento

Se escolheu a ferramenta para a reunião online, conheça suas funcionalidades para auxiliar os participantes. A maioria das plataformas disponíveis exigem apenas uma boa conexão à internet e acesso a áudio e vídeo. Oriente de forma adequada os convidados, faça testes prévios com os mesmos, se necessário, para evitar atrasos ou comprometer a agenda dos demais participantes.


100% presente

Se nas reuniões presenciais há o risco de distrações, nas online é ainda maior. O local onde cada participante está pode não ser o mais silencioso e é possível navegar em outras páginas da internet sem que os demais vejam, por exemplo. Oriente todos os participantes sobre essas questões: quanto mais objetiva for a reunião e mais focados os participantes estiverem, mais tempo terão para as demais atividades.


Microfones e câmeras

O que mais se pratica nesse tipo de encontro é o microfone ficar habilitado apenas quando o participante for falar, para que não haja interferência de ruídos externos. O ideal é manter a câmera ligada todo o tempo para que seja possível “ler” as expressões faciais e evitar más interpretações (comuns em conversas por mensagens ou telefônicas). Mas se a qualidade da internet ficar ruim, desabilitá-la irá facilitar a comunicação evitando a interrupção da reunião.


Atualmente, o tempo é o que se tem de mais precioso para as pessoas e não dá para perdê-lo em encontros inúteis! E se você é assim como eu que se sente desconfortável com discussões intermináveis, divulgue este tema em sua empresa!


Gostou das nossas dicas? Usa alguma estratégia que não citamos aqui? Deixe seu comentário e ajude outras pessoas a terem reuniões mais produtivas!



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